採用管理システムとは、採用に関する業務を一元管理するために開発されたシステムです。

このシステムを導入することによって、業務を効率化することができます。

この記事では採用管理システムを導入する際のメリットと、各サービスを紹介します。

採用管理システムとは？

企業が優秀な人材を獲得するために実施することは多岐に渡ります。

候補者をリスト化し、面接や筆記試験の進捗を管理するだけでは優秀な人材を獲得するのは難しいでしょう。採用はそんなに単純ではないのです。

優秀な人材はどの企業も欲しがります。こちらから一方的に選考しても、それを蹴って別の企業に入社してしまうことも多々有ります。

そのため、面接官は自社の魅力を語り、入社したいと思わせるようにリードしていかなければなりません。それと同時に的確な質問をして、スキルの見極めを行う必要があります。

面接官をサポートするために、採用担当者ができることはあるのでしょうか？

「他の面接官からの申し送りコメント」や「人材を見極めるための質問例」などを適切なタイミングで提示することができれば、候補者とのやりとりは良好になっていくでしょう。コミュニケーションが円滑に行えるようになります。

ほかにも自社への意向度合いやバックグラウンド、仕事に対する考え方などによって候補者をタイプ分けし、相性が良いと考えられる面接官をアサインすることも人事が行えることです。

データの蓄積と分析によって、ムダであることを明確にして本当に必要な部分にリソースを注力できるようにするのも継続的に採用活動を行うのに必要です。

分析するテーマとして、応募経路ごとの応募者の辞退率や面接官による選考通過率の相違などが挙げられます。

採用管理はExcelで行われてる会社が依然として多いですが、これらの業務を効率化するために採用管理システムを導入する企業も増えています。

導入するポイントは、優秀な人材を確保するために自社ができることやすべきことを洗い出し、それらがすべてExcelで行えることであるかを十分に検討することです。

優れた人材を獲得するために、社内で連携しながら採用活動を行う採用担当者をサポートして、より効率的に理想的な採用活動を実現することができるためサポートするのが採用管理システムです。

採用管理システム導入の４つのメリット

採用管理システムを導入することのメリットはどのような点が挙げられるでしょうか？

メリットその①エントリーを自動で振り分ける

職種や雇用形態などで採用する人材の幅が広く、応募者のデータ管理や面接や選考の進捗管理が煩雑で苦労している企業も多いと思われます。

コストや労力も大きくなり、ムダが生じることも多々あるでしょう。

そこで採用管理システムを導入することによって、エントリーフォームを「正社員」「契約社員」「派遣社員」「パート」と雇用形態ごとに分けることができます。

どの応募者がどの雇用形態で応募したかが明確に分かるようになり、受付業務の負担を軽減することができます。

また、部門ごとに採用を行っている場合でも、同じシステム上で情報をリアルタイムで共有することができるため、余計な工数を減らすこともできます。

メリットその②自社採用ホームページからの応募数を増やすことができる

自社のホームページで採用募集をしている企業もたくさんありますが、応募者の問い合わせが常時あるとは限りません。0件の月があったりすると、採用ホームページの意味がほとんどなくなってしまいます。

そこで採用管理システムを導入することで、応募率が高い自社採用ホームページを作成することができます。有料求人媒体に頼らず、応募者が増えるためコストの削減も見込むことができます。

ではどのようにして応募率の高いホームページを作成するのでしょうか？

GoogleやYahoo!から高い評価をもらえる採用サイトを作成することで、検索順位を上げることで自社採用サイトの認知度を大きく上げることができます。

そのために検索エンジン最適化(SEO対策)に対応し、検索して上位に表示されることが多くなり、応募者の目に留まりやすくなるということが挙げられます。

同じ業界で人材の取り合いが行われている状況であれば、SEO対策で優位に立つのは非常に強みとなります。

求人まとめサイトへリンクを掲載できる機能もあり、そこから応募者の流入を見込めるように設計することもできます。

また、多彩なコンテンツを盛り込むことによって応募者に対して企業の魅力を十分に伝えることができるのもこのシステムのメリットです。

メリットその③ 選考をスピーディーに行うことができる

面接などの選考が滞り、合否の決定や面接日時の確定に時間がかかってしまうことはよくあることです。

選考期間が延びると、選考中に他の企業から内定をもらい、辞退されることもあるでしょう。

採用管理システムはこの問題を解決してくれます。

応募者や各部門の面接担当者に、面接希望日時のヒアリングや希望日時のマッチング、日時確定の連絡、再調整までをこのシステムによって一元で管理することができるのです。

また各部門からのレスポンスを向上させるために、書類や面接の選考の結果、内定から入社までの進行状況をシステム上で情報共有することができます。

Excelでの管理が困難であっても、採用管理システムによって工数を減らし効率化を図ることができますね。

メリットその④採用コストを抑えることができる

新卒社員を一人採用するためのコストは50万円ともいわれています。企業としては大きな出費となります。

採用コストが膨れあがる原因として、求人広告費や面接費などがかかるからです。紹介などで直接採用すれば安く抑えることができますが、広告を打っても応募者が来なければそれだけ無駄なコストが発生しています。

これは企業にとってとても痛い誤算でしょう。

それを解消すべく、採用管理システムを導入することによって採用率・辞退率を可視化することができるようになるのです。

辞退率が高い場合はミスマッチがないか、面接対応やスピードに問題がないかを確認することができるようになります。これで採用率の上昇が見込めますね。

さらには最適な求人広告はどこであるかを分析し、そこにコストを投下することによって無駄な広告コストを抑えることができます。

採用管理システムのサービス紹介

サービスその①i-web

i-webは新卒向け採用支援システムとしては導入シェア1位を誇っています。

業界では唯一、「リクナビ」「キャリタス就活」といった大手就活サイトとシームレス連携が可能となっています。

業界シェアNo.1ならではの膨大な蓄積データを持ち、そこから抽出されるマーケット動向をもとにして改善提案も行われるのがこのシステムの特徴です。

採用活動に関するほぼ全ての機能がそろっていて、サポートを受けながらの導入も可能です。

サービスその②Job Suite

Job Suiteは中途採用向けに特化した採用管理システムであり、導入実績は500社以上を誇ります。

「リクナビNEXT」や「Wantedly」と連携しており、応募者は各求人サイトの登録情報を使ってスムーズにエントリーをすることができます。

エージェント管理機能もあるため、募集開始の通知や応募者の推薦情報を受け取ることができます。

自社ホームページにオンライン応募フォームを設置できるほか、職種掲載ページをリアルタイムで更新でき、各人材紹介会社への依頼も同様にルーチンで行うことができます。

「日常の使いやすさ」を追求したなれ親しみやすいシステムです。

まとめ

採用に関する業務は煩雑で効率が悪く、リソースの注入が後回しになってしまうことも多々あります。

しかし採用業務は会社を経営する上でも重要であることには変わりなく、効率良く行えればコストも負担も軽減できるでしょう。

効率化をアシストするための採用管理システムを本記事では2つ紹介しましたが、他にも同様のサービスを行っているサイトはたくさんあります。

新卒採用向け、中途採用向けといったようにそれぞれ特化した部分がありますので、あなたの企業の求める採用方法にマッチした採用管理システムを導入してみてはいかがでしょうか？